10个提高工作效率的技巧，高薪人士都在用！

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分配任务方

分配任务，可能是领导给下属布置工作，也可能是老师给学生分配任务，还有可能是互相合作的同事、朋友、同学之间的事务分担。

分配任务方若不能在任务下达时，做好细节沟通工作，就会导致工作无法按时按质完成。

比如，我常遇到很多学生无法准确表达自己的诉求，从而使得他人无法明白他的意思，最终沟通效果欠佳或是整个任务垮掉的状况。

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那么，在任务分配时该注意什么，才能高效地完成工作呢？

以下几个实用小建议送给你~

（1）提出明确要求

在布置任务之前，请先明确任务的具体要求。

明确的目标和方向是保证工作任务不偏离轨道的基础，既提高了效率，也保证了后续工作的顺利进行～

所以，在布置任务前，要先想清楚这个任务的具体要求是什么，如果有具象化的参考资料则更佳。

比如，是否有可参照的模板提供给任务完成方，或是前人的经验可供分享。

将自己的要求直接明了地告诉对方，方便对方有参照目标，会大大提高结果的成功率。

不然对方做一次，发现偏离预期太远，然后提出修改要求，再做一次，还是不行，再提出修改要求……如此循环往复，效率和效果都不会好。

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我以前给美工助理布置设计摩羯姐的卡通形象任务时，就曾经犯过这样的错误。

在最初布置任务时，我并没有告诉助理自己喜欢的风格和想要的效果，也没有提供任何可以参考的图片，而是直接让助理完全“自由发挥”。

结果看到初稿时，我有点哭笑不得：摩羯姐的卡通形象被设计成了暗黑系“白雪公主后妈”style！▼

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（设计初稿风格类似这样~）

起初，我有点无语，觉得助理的能力有问题；但转念一想，是我没有表述清楚，所以助理并不知道设计的风格与方向。

于是，我找来自己喜欢的图片发给她参考，并详细描述了自己想要的感觉，后来重新设计的图片立马就好了很多，离我心中理想的模样贴近了不少~

很多时候，任务布置方的指令模糊会让工作人员手足无措，究其根本是他们自己也没想清楚到底想要什么，而只是在不断简单直接地试错，于是徒增了许多沟通与办事的成本。

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想清楚目标和要求，再布置任务，才是高效工作的第一步！

（2）选择合适人选

每个人的天赋不同，擅长的事情也不同。

当委托他人做事时，应根据对方的才干，分配不同的工作任务。

比如将记录、资料整理、审核等工作交给认真谨慎的人，而招待、交际、沟通等工作可以交给开朗外向的人来完成～

让对的人做事，才能更大概率上把事情做对、做好！▼

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在日常工作与生活中，细心观察每个人的特点，了解大家的特长，会帮助你在安排事务时更快更好地找到对的人选~

（3） 规定交付时间

在安排工作时，请衡量一下目标的难度系数，规定合理的ddl（即deadline，截止时间）。

千万不要只布置任务内容，却没给明确的时间节点，让大家不知道如何计划时间安排。

说实话，我一开始给小分队的助理们布置任务时，常常只说：这件事要如何如何做，但总是忘了说什么时候要做完。

好几次，都是助理们提醒：“那什么交给您呢？”

我才意识到，自己没规定截止时间，别人不知道怎么安排工作进度。

于是，现在每次布置任务时，我的最后一句话都是：“这个任务什么时候可以做好给我？”

双方一起商量一个时间，然后按照这个ddl进行任务交付，才心安！▼

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同时，一旦确定了任务要求和交付时间，尽量不要猝不及防地更改。

当原计划被打乱时，除了让对方焦头烂额、让自己失去“信用”外，成品质量也会随着突如其来的改变而被打乱、下降。

切不可像开头的那位领导一样，突然要求提前交付任务，得到的答复才会如此尴尬。

（当然做下属的也不该那么无礼的回复~）

如果真的要修改相关要求和时间，也请跟对方做好沟通工作，预留出充足的时间，确保任务的高质量完成。

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（4） 积极跟进进度

制定完合理的计划、工作正式开展后，不要完全不闻不问，而是要适时地跟进进度，了解项目进程。

这既是对工作人员的负责，也是对项目的负责。

积极跟进，可以及时地把错误扼杀在萌芽阶段，也可以提出完善意见，更快地完成目标。

比如若我布置给助理的工作任务时间跨度比较大、任务比较重时，会在中间询问：工作进展还顺利吗？有没有什么需要我协助的？

不是催促，而是真心地想帮助大家更好地完成任务。

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当然，过于频繁地催促与询问也是不可取的，这样会给对方带来过大的压力与不被信任的感觉。

把握好跟进的时间频率，在询问时注意语气与方式，就会好很多！

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承担任务方

作为分配任务方注意了以上细节后，作为承担者，想要完成好任务，相应地要注意这些小细节：

（1）明确任务要求

在接受任务伊始，一定要认真弄懂具体要求。

对要求不理解的地方，要及时地询问，千万不要因为马虎或是不好意思而一知半解。

一旦要求理解错了，工作的方向也就错了，那么剩下的努力也都白费了。

就像我们考试时，如果出现审题错误，后面的所有努力都得不到分了。

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所以，在工作中一定要理解任务的要求，明确要求后再开始进行工作。

可以在接到任务时，按照自己的理解复述一遍任务要求，并询问：“这个任务的具体要求是这样的吗？我的理解是正确的吗？”

得到肯定的答复后，就可以甩开膀子加油干啦~

（2） 制定任务计划

明确了大目标，就要开始具体操作了~

这时，把大目标进行细化，变成若干小目标，即制订完成计划，很重要。

任何繁冗浩大的任务都可以通过切割划分为许多可以实现的“小零件”，并把它们安排到相应的时间中，每次做一点，慢慢积累，时间长了，就会完成那些看似不可能的任务！

记得之前分享过我的一位朋友的故事：她本来工作就很忙，却突然接到了一个繁重的任务：在一年内完成20万字的书稿写作。

接到任务后，她的第一件事是做除法：200,000/365=547.95

于是，给自己规定：不管多么忙碌，每天写够550个字！

一年以后，果然如约完成了20万字的书稿写作任务。

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很多职场小白和学生在面对任务时，第一件事就是焦虑、抵触、拖延……而不是认真想对策与处理方法。

等到ddl来临时，又疯狂赶工，忙得焦头烂额、“肝肠寸断”，这样赶出来的成品，质量自然不高。

告别拖延症，制定细化时间计划表，并认真执行，既能保证在ddl之前做完工作，又能够保证工作成果的质量（最重要的是保住了我们的头发～）！▼

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（3）交付成果的时间

在制定ddl时，应该在合理估计工作量后确定一个确实能完成的ddl~

过短的时间不利于保证高质量的出品，而过长的时间则不仅耽误工作进度，还会让他人对你的工作能力产生怀疑。

所以，ddl的确定非常考验每个人的能力，应该在准确估计自己能完成的时间基础上预留一点检查、修改和机动时间，以备不时之需。

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前段时间，我就遇到这样一件事。

本来和小助理约好周四下午4点见面提交视频剪辑初稿，结果到了3点55分，他突然发个微信说：“不好意思，还要1个小时才能交付，因为电脑死机了。

”

我说：那就缓缓，今天不见面，认真完成好后第二天下午5点再见面修改。

小助理答应了。

到了第二天下午，我特意排开所有事情，等到了5点10分，依旧没有见到小助理的踪影，一问他才知道：他还没弄完，觉得还要半个小时左右！

这个小视频剪辑难度不大，实际剪辑工作时长只有5个小时，但小助理一拖再拖，最终3个星期才完工……

我有点生气，直接指出：你的工作方式有问题，沟通方法也不妥当，没有准确估计自己的完工时间，且在无法完工时没有及时和我沟通。

请认真思考复盘，希望下次工作不要出现这样的问题。

同时，这个小助理的专业能力在我心中就此打了一个问号。

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对工作时间的准确估计和高效完成，是一个人专业能力的体现，更是一个人职业形象的具体呈现，真的不能马虎对待！

而一旦ddl确定后，“应该何时交付成品”这个问题，很多人有不同看法。

有的人会踩在时间点上准时提交，有的人则会提前很多时间提交。

我的观点是，首先不宜提前太多时间交付。

比如领导本周三布置给你了一项下周一需要交付的工作，结果第二天一早你就交了出来，这个时间就有点太早了！

过早交付任务有很多弊端，比如因为做的太赶、交的太急，没能预留充足的时间检查和完善，很容易因为粗心而导致各种错漏。

同时，交付的太早还容易给对方造成一种你没有认真对待的感觉，会导致对成品的评价不高，甚至让你重做。

本来是一腔热血却换得差评，很不划算！▼

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当然，在ddl到来的最后一秒才交出成品，也是不太可取的。

领导说下周一交，你就真的在下周一23点59分才传给他，这种准时准点只会让领导等得心急如焚。

而稍微提前一点点时间提交，既能让领导有点小惊喜你的办事效率，又让上司有更充分的时间审阅，即使是有一些修改意见也不会工作量太大。

那么具体地提前多久呢？

这个要看工作周期有多长，一般而言，提前1天左右的时间比较合适（当然还要看具体工作量而定。

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不过，若对方在布置任务时强调：急需、越快越好……那么，就请毫不犹豫开足马力，用最快的速度完成好交给对方，是最好的啦！

（4） 遇到问题及时沟通

当我们在完成工作的过程中，也请不要只顾自己埋头苦干，而是适时地跟领导和团队成员沟通反馈，交流项目进度，请教不明之处。

我有一个学生在初入职场时就遇到过这样的情形。

每次接到任务，他都非常认真慎重地对待，工作刻苦努力，但从不爱跟领导汇报，遇到问题也总是自己死磕，效率低下、效果不如人意的情况时有发生。

时间长了，领导心里很没底，最后生气地问他：“到底事情进展的怎么样了？你怎么这么长时间都不跟我汇报？”

他很委屈地说：“其实我一直在努力，想做好了直接给您看结果，但总是做不到理想的状态，于是不敢汇报；越不敢汇报，就越找不到解决办法，就更不敢汇报了……”

其实，每个人都是在不断请教和学习中慢慢变得优秀，大可不必因为担心暴露自己的短处而默不作声。

直面自己的不足，多向有经验的前辈请教，才能更好地完成工作，也才能越挫越勇、更快地走向成熟！▼

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除了主动汇报工作进展外，如果实际操作时发现在ddl之前无法完成时，应及时跟大家沟通，不要一直拖到最后一刻才告知：不好意思，时间不够，完不成！

这样被动的处理后果非常严重，不仅体现出自己的工作能力有问题，更会耽误整个工作的进度。

有一次，一位在企业工作的朋友就跟我吐槽了他的下属小A。

两周前布置任务时，小A表示没问题，一定能完成，然后就没有收到任何反馈了。

直到ddl的当天，小A才特别不好意思地说：自己一直在努力工作，可是因为没经验，效率低，怎么也做不完。

本来想着自己再多加加班争取看能不能按时完成，结果却还是没完成！

我的朋友听了很无语，这个任务是第二天就要交给客户的，当初小A答应时那么爽快，过程中也没见到任何反馈，以为完全没问题，所以没准备PlanB。

没想到来这么一出，完全措手不及！结果整个Team的人都疯狂加班，来弥补小A的过失。

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其实，如果小A能早一点跟团队的人沟通，寻求帮助，提高效率，最后的局面就不会这么难堪了~

有的时候，越是一心想把事情做好，什么事都一个人扛，最后的结局反而越是事与愿违。

这是一个分工合作的社会，也是一个注重交流沟通的社会，不要把自己变成一个信息孤岛，和大家连成一片，才能发挥出更大的能量！

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复盘

最后，想跟大家交流一个特别好、也特别重要的工作/学习习惯——复盘！

所谓复盘，是一个围棋术语，也称 “复局”，指对局完毕后，复演该盘棋的记录，以检查对局中招法的优劣与得失关键。

现在已延伸到各个领域，所有工作和事情都可以采用这种方式来检查流程、提升能力。

其实复盘的做法也很简单，就是事情完成后，及时总结整个过程中的问题，讨论更好的解决方案，下次工作时改进。

比如之前看《姐姐的爱乐之程》时，姐姐们到福建路演第一站结束后、大家开始吃完饭时，一坐下张雨绮立马提出：大家谈谈自己对这次工作的感受！（大boss的既视感~）▼

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因为第一站路演有很多不太如人意的地方，姐姐们开始了深刻地反思与讨论，复盘这次路演。

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不得不说，张雨绮这种第一时间要搞清楚工作的核心目标、追求更好的工作效果的思维方式，我非常喜欢~（虽然猕猴桃眼妆我依旧欣赏不来！）▼

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生活是一场绵延不绝的挑战，每一件任务的完结并不是真正的结束，而是另一件任务的开始。

如果在这时进行深刻的反思与总结，会对下一次迎接挑战有很好的帮助。

建议你试试看，养成每天或是每件工作结束后进行复盘总结的习惯，把收获与经验记录在本子上，时不时翻看，会大有裨益！

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