职位分析的步骤_如何做职位分析

职位分析六步基本操作

 

 

 

 

什么是职位分析？

知识卡片

职位分析就是通过一系列技术手段，分析和了解组织内部的职位情况，用一种规范的格式、统一的写作方式将这些职位信息描述出来的过程。

通过职位分析，我们能确定某个职位的工作职责、任职要求、组织关系等。

在招聘管理、人力资源规划、绩效管理、薪酬管理、培训管理、员工关系管理这六大模块都有所应用，是人力资源管理工作的基础。

既然职位分析在人力资源管理的各大领域都有着广泛的应用，可以说是HR必须掌握的基础操作之一。

那么，具体到职位分析，我们应该如何上手呢？

一共有下面六个步骤：

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职位分析流程图

STEP1

确定你将如何使用职位分析信息

这将决定你收集哪些信息以及怎样收集这些信息。

有些信息收集技术—比如对员工进行访谈,询问他们在本职工作中需要承担哪些工作职责—非常适用于编写职位描述和为特定的职位挑选员工。

而其他一些信息收集技术,比如之后要介绍的职位分析问卷法,就不能为编写职位描述提供所需的定性信息。

但是,这类技术能够提供对每一个职位进行定量评价的信息,因而有利于在确定薪酬时对各种职位进行对比。

   

STEP2

审查相关背景信息

比如组织结构图、工作流程图以及职位描述等。

组织结构图(organization chart)展示了整个组织中的工作分工情况、被分析的职位与其他职位之间的关系,以及这个职位在整个组织中的位置等。

组织结构图应当说明每一个职位的名称,并且用相互连接的线条来说明哪个职位应当向哪个职位报告工作,以及每个职位的任职者需要与谁进行沟通和交流。

工作流程图《proccsschart》则提供了更为详细的工作流程示意图。

最简单的流程图(见下图)可以展示出你正在分析的这个职位的输入流和输出流。

(在图中,质量控制员的工作是对来自供应商的零配件进行检验,对发给工厂管理人员的零配件进行检验,同时还要为这些工厂中的管理人员提供有关零配件质量方面的信息。

)

最后,现有的职位描述(如果有的话)通常可以作为修订职位描述的一个重要基础。

STEP3

选择有代表性的职位

之所以这样做,是因为在需要分析的职位中有很多是相似的,没有必要对每一个职位都进行分析。

例如,如果需要对200个装配工所从事的工作进行分析,在只需要分析10个职位样本就足够的情况下,就没有必要对所有的职位都分析一遍。

STEP4

实际进行职位分析

通过收集与职位有关的工作活动、对员工的行为提出的要求、工作条件以及职位要求任职者具备的特征以及能力等方面的信息来进行。

在这一步,需要应用到访谈法、问卷法、关键事件法、工作日志法和观察法中的一种或几种。

STEP5

与职位的当前任职者及其直接上级共同核实所得到的职位分析信息

这一步骤将有助于确定这些信息确实是正确、完整的。

同时,这种做法还通过为任职者提供一个审查和修改你所草拟的职位描述的机会,确保他们能够认可和接受通过职位分析获得的信息及其相关结论。

STEP6

编写职位描述和任职资格说明书

这是职位分析的两个有形产出。

职位描述(再重复一遍)就是对一个职位需要承担的工作活动和职责以及该职位的工作条件和安全风险等重要特征所做的一种书面陈述。

任职资格说明书总结了为了胜任某一职位,任职者必须具备的个人素质、特征、技能以及背景等。

职位描述和任职资格说明书可以分成两份文件编写,也可以合并放入职位描述之中。

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