手把手教你如何给教授发邮件

初来美国，很多小伙伴不知道用什么方式联系教授。

许多教授都是上完课就走，仅留给学生每周几个小时的office hour。

这点时间，哪够学生与教授交流呢？因此，除了Face to Face的接触到教授外，邮件就成为联系教授的必备工具。

在美国，许多教授更喜欢学生用邮件的方式来询问问题，而非短信、电话甚至是见面。

比起短信、电话，邮件显得更正式，而且能把问题交代地更清楚；而见面交流需要彼此磨合时间，邮件则不受时间局限。

因此，来美学习的小伙伴如果能学会发高质量的邮件，有利于给教授留下一个好印象。

今天，留学君决定手把手地教大家如何发高质量、高规格的邮件给教授。

如何获取教授邮箱？

发邮件之前，首先要知道教授的邮件地址。

别以为这技术含量低，还真有不少小伙伴找不到呢。

1. 上学校官网寻找你所就读院系的教职工介绍（Faculty Information），那里一般都能查到所有任职教授的邮箱。

2. 教授本人会在开课前发邮件给各个学生，交代一些上课的事情。

一般教授都会用学校的邮箱发送，你一定要记住这个邮箱。

3. 如果教授没有发课前邮件给你，不用心急。

在第一节课上课时，教授会给大家一份课程大纲（syllabus），这份大纲不仅介绍了课程schedule，更是注明了Office Hour、电话和邮箱地址等重要信息。

4. 如果上述的方法都没能奏效，别灰心。

最后的绝招——直接去院系的办公室，向院系负责人询问教授的邮箱。

获取了邮箱地址以后，接下来就可以开始写邮件啦！留学君强烈建议大家最好使用你学校的邮箱，这样不仅能大大降低你的邮件被转到垃圾箱的机率，同时也显得更正式，能增强教授对邮件的认可度。

如何写好邮件？

01

主题（Subject）

不能写得太空泛，要把你找教授的目的写清楚。

最好注明你的课程代号，因为有些教授一学期可能教3、4门课，如果不注明课程号的话，很容易被混淆。

案例示范：PSYC100 Section X: Question about Data Collection for Project

点评：课程编码，目的都清楚明了

错误示范：psychology

点评：过于空泛，没有实质性问题，教授可能忽略此邮件

02

称呼

美国教授大多比较在意别人对自己的称呼，他们不喜欢学生称呼他们为teacher，也不要以Mr. /Mrs. 称呼，这样会显得很rude，最好使用“Dear Prof. + Last-Name”。

如果导师有PhD学位，那最好称呼他为"Dear Dr. + Last-Name"。

特别提示：有些教授的名字比较繁琐，大家一定要反复检查拼写，不要将教授名字搞错！

03

开头介绍

学校的邮箱一般以你的last name/first name作为邮箱名，但不要以为这就可以省去在邮件中的自我介绍了。

在写邮件正文开头时，一定要介绍自己（名字，班号），同时也要注明你的来信目的。

04

正文内容

写正文时，不要转弯抹角地写一大堆修饰词，最好直奔主题，直接问问题就好，让人一目了然。

值得注意的是，不要通过邮件向教授询问成绩。

根据美国FERPA （Family Educational Rights and Privacy Act）法律规定，分数属于隐私权的一部分。

教授是不能把成绩通过邮件的形式告知他人的（因为有可能被其他人看见，侵犯学生隐私权）。

若想知道成绩，最正确的方式是在教授办公时间或者提前预约时间面对面地与教授谈成绩。

 

05

结尾敬语

写完正文后，在结尾时记得要加上你的名字。

如果邮件是需要对方回复，最好写上“I look forward to hearing from you”这一类的句子，以此来提醒对方回复。

落款之时，要加一句正式的礼节问候，一般用Sincerely、Best wishes、Best regards等。

06

添加附件

如需添加附件，一定要把附件的名字写清楚，同时要认真检查附件是否添加正确。

07

检查、检查、再检查

当内容全部写好后，要重新检查一遍，确保拼写和语法没有失误。

 

08

Follow-up & Updates

别以为邮件发出去就没事了，你要定时更新邮件。

如果教授回信了，也要简单地回复Thank you以示礼貌。

 

写一封好邮件并非易事。

作为与教授沟通的重要工具，留学僧们是一定要掌握好这项本领的，这样有利于解决学业上的问题。

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本文系北美留学君原创